e-Doręczenia dla przedsiębiorców

Bezpieczna korespondencja z urzędami online

e-Doręczenia to usługa umożliwiająca przedsiębiorcom bezpieczną wymianę korespondencji z urzędami przez internet.

Aby korzystać z usługi, należy utworzyć adres do e-Doręczeń oraz aktywować przypisaną do niego skrzynkę.

Dla przedsiębiorców prywatnych adres i bezpłatną skrzynkę można utworzyć u publicznego dostawcy usługi, którym obecnie jest Poczta Polska S.A.

Możliwe jest również korzystanie z adresu i skrzynki u kwalifikowanego dostawcy niepublicznego.

Kto może skorzystać?

Z e-Doręczeń mogą korzystać przedsiębiorcy oraz inne podmioty zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych.

W przypadku przedsiębiorców sposób i termin uzyskania adresu zależy m.in. od tego, czy firma została wpisana do CEIDG czy do KRS oraz kiedy została zarejestrowana.

Terminy

Firmy zarejestrowane przed 1 stycznia 2025 roku

• CEIDG – adres do e-Doręczeń należy posiadać od 1 października 2026 roku.
• KRS – adres do e-Doręczeń należy posiadać od 1 kwietnia 2025 roku.

Firmy rejestrowane od 1 stycznia 2025 roku

Firmy rejestrowane w CEIDG albo KRS od 1 stycznia 2025 roku uzyskują adres i skrzynkę do e-Doręczeń w ramach procesu rejestracji działalności.

Jak założyć adres i skrzynkę do e-Doręczeń?

Cały proces można przeprowadzić przez internet.

1. Przygotuj i wypełnij wniosek

Zaloguj się do odpowiedniej usługi dla przedsiębiorców i rozpocznij proces składania wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń.

System przeprowadzi Cię przez elektroniczny formularz. Po wskazaniu odpowiednich informacji zostanie przygotowany wniosek.

Jeżeli jest to pierwsze logowanie, konieczne może być wcześniejsze założenie konta.

Dokumenty i załączniki

Do wniosku mogą być wymagane dodatkowe dokumenty, w szczególności w przypadku działania przez pełnomocnika, prokurenta lub osobę, której uprawnienie do reprezentowania przedsiębiorcy nie wynika bezpośrednio z CEIDG albo KRS.

Załączniki, z wyjątkiem potwierdzenia zapłaty opłaty skarbowej, powinny zostać podpisane elektronicznie.

Do podpisania dokumentów można wykorzystać:

• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• profil zaufany,
• podpis osobisty.

Jeżeli wniosek składa pełnomocnik, należy przygotować odpowiednie pełnomocnictwo oraz – w przypadku jego wymagania – potwierdzenie zapłaty opłaty skarbowej.

2. Podpisz i wyślij wniosek

Po wypełnieniu formularza należy podpisać wniosek elektronicznie.

Dostępne mogą być m.in.:

• profil zaufany,
• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• podpis osobisty,
• pieczęć elektroniczna.

Jeżeli wniosek musi podpisać kilka osób, można skorzystać z funkcji umożliwiającej zebranie wielu podpisów.

Wniosek powinny podpisać osoby uprawnione do reprezentowania przedsiębiorcy, np.:

• właściciel przedsiębiorstwa wpisanego do CEIDG,
• członkowie zarządu spółki,
• wspólnicy uprawnieni do reprezentacji spółki,
• odpowiednio umocowany prokurent,
• odpowiednio umocowany pełnomocnik.

Nieprawidłowo podpisany wniosek może zostać odrzucony.

Ważne: po wygenerowaniu wniosku na jego podpisanie przez wszystkie wymagane osoby jest ograniczony czas. Niepodpisana wersja wniosku jest przechowywana na koncie przedsiębiorcy przez 4 dni.

3. Weryfikacja wniosku

Wniosek jest sprawdzany pod względem formalnym i merytorycznym.

Wniosek może zostać odrzucony m.in. wtedy, gdy:

• zawiera nieprawidłowe dane,
• dane administratora są niezgodne z odpowiednimi rejestrami,
• został podpisany przez osoby nieuprawnione,
• nie zostały spełnione inne wymagane warunki.

4. Utworzenie adresu i skrzynki

Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku zostanie wysłana wiadomość e-mail z informacją o utworzeniu adresu do e-Doręczeń oraz instrukcją jego aktywacji.

Wiadomość zostanie wysłana na adres e-mail wskazany we wniosku.

W przypadku przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG, który nie wyznaczył administratora skrzynki, szczególnie ważne jest podanie adresu e-mail, który jest regularnie sprawdzany.

W przypadku przedsiębiorców wpisanych do KRS, którzy mają obowiązek wyznaczenia administratora skrzynki, wiadomość aktywacyjna zostanie wysłana na adres e-mail administratora.

5. Aktywuj skrzynkę

Samo utworzenie adresu nie oznacza jeszcze rozpoczęcia jego działania.

Należy aktywować:

• adres do e-Doręczeń,
• przypisaną do niego skrzynkę.

Instrukcja aktywacji zostanie przekazana w wiadomości e-mail.

Do zalogowania się może być potrzebny:

• profil zaufany,
• e-dowód.

Podczas pierwszego logowania system może poprosić o wskazanie adresu e-mail, na który będą wysyłane powiadomienia.

6. Wpis adresu do BAE

Po aktywacji adres do e-Doręczeń zostanie wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).

Od tego momentu adres może być wykorzystywany do elektronicznej korespondencji z podmiotami korzystającymi z e-Doręczeń.

Ile kosztuje usługa?

Utworzenie adresu i skrzynki do e-Doręczeń u publicznego dostawcy jest bezpłatne.

Opłata skarbowa za pełnomocnictwo

Jeżeli wniosek składa pełnomocnik lub prokurent i wymagane jest pełnomocnictwo albo odpowiedni dokument, może wystąpić opłata skarbowa w wysokości 17 zł.

Opłatę skarbową należy uiścić na rachunek właściwego urzędu miasta lub gminy, zgodnie z zasadami dotyczącymi opłaty skarbowej od pełnomocnictwa.

Ile trwa założenie adresu?

Adres do e-Doręczeń zostanie utworzony po otrzymaniu kompletnego i prawidłowego wniosku oraz jego pozytywnym rozpatrzeniu.

Po aktywacji adres jest wpisywany do Bazy Adresów Elektronicznych.

Zmiana danych firmy

Jeżeli zmienią się dane przedsiębiorcy, należy w pierwszej kolejności zaktualizować je w odpowiednim rejestrze:

• CEIDG,
• KRS.

Można również zmienić adres e-mail służący do otrzymywania powiadomień, korzystając z ustawień skrzynki do e-Doręczeń.

Zmiana administratora skrzynki

Administratora skrzynki do e-Doręczeń można zmienić elektronicznie.

W formularzu dotyczącym zmiany danych w Bazie Adresów Elektronicznych należy wybrać opcję dotyczącą danych administratora, a następnie wskazać nowego administratora.

W przypadku przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG możliwe jest również wykreślenie administratora.

Wykreślenie administratora z Bazy Adresów Elektronicznych powoduje utratę przez niego dostępu do skrzynki do e-Doręczeń.

Usunięcie adresu z Bazy Adresów Elektronicznych

Adres do e-Doręczeń może zostać wykreślony z Bazy Adresów Elektronicznych na podstawie odpowiedniego wniosku złożonego online.

Po rozpatrzeniu wniosku właściwy organ podejmuje decyzję w sprawie wykreślenia adresu.

Pełnomocnik lub prokurent

Jeżeli wniosek składa osoba działająca w imieniu przedsiębiorcy, a jej uprawnienie nie wynika bezpośrednio z CEIDG albo KRS, należy przed złożeniem wniosku przygotować dokument potwierdzający umocowanie.

Może to być w szczególności:

• pełnomocnictwo podpisane elektronicznie przez przedsiębiorcę,
• elektronicznie potwierdzona kopia pełnomocnictwa,
• dokument potwierdzający prawo do reprezentacji,
• elektronicznie potwierdzona kopia takiego dokumentu.

W określonych przypadkach dokument może zostać potwierdzony za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo profesjonalnego pełnomocnika uprawnionego do dokonania takiego poświadczenia.

Podstawowe informacje

| Informacja | Szczegóły | |---|---| | Forma załatwienia | Online | | Rodzaj usługi | e-Doręczenia | | Publiczny dostawca | Poczta Polska S.A. | | Koszt utworzenia usługi | Bezpłatnie | | Opłata za pełnomocnictwo | 17 zł, jeżeli ma zastosowanie | | Baza adresów | Baza Adresów Elektronicznych (BAE) | | Wymagany podpis | Profil zaufany, podpis kwalifikowany, podpis osobisty lub odpowiednia pieczęć elektroniczna |

Dlaczego warto aktywować e-Doręczenia?

e-Doręczenia umożliwiają przedsiębiorcy prowadzenie korespondencji z urzędami drogą elektroniczną, bez konieczności korzystania z tradycyjnej korespondencji papierowej w przypadkach, w których stosowana jest komunikacja za pomocą e-Doręczeń.

Dzięki aktywnej skrzynce przedsiębiorca może odbierać i wysyłać korespondencję elektroniczną oraz mieć dostęp do historii prowadzonej komunikacji.

Podstawa prawna

Podstawą funkcjonowania systemu e-Doręczeń są w szczególności:

• Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych,
• Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 24 czerwca 2021 r. w sprawie gwarantowanej dostępności oraz pojemności skrzynek doręczeń dla podmiotów publicznych oraz podmiotów niepublicznych,
• Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 12 lipca 2024 r. dotyczący terminów wdrożenia rozwiązań technicznych związanych z doręczeniami elektronicznymi,
• Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. dotyczący wdrożenia rozwiązań technicznych związanych z doręczeniami elektronicznymi.

Uwaga: Terminy i zasady dotyczące e-Doręczeń mogą ulegać zmianom. Przed złożeniem wniosku warto sprawdzić aktualne wymagania i terminy obowiązujące dla konkretnego przedsiębiorcy.