Harmonogram wprowadzenia KSeF

Ministerstwo Finansów oficjalnie potwierdziło daty wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), co oznacza, że firmy mają coraz mniej czasu na dostosowanie się do nowych regulacji.

Harmonogram wdrożenia:

• Od 1 lutego 2026 roku – dla dużych firm
• Od 1 kwietnia 2026 roku – dla pozostałych przedsiębiorców (z jednym wyjątkiem)
• Od 1 stycznia 2027 roku – obowiązek obejmie mikroprzedsiębiorców, którzy:
  • wystawiają faktury do 450 zł,
  • ich miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł.

Kluczowe zmiany wynikające z wdrożenia KSeF

• Obowiązek wystawiania i odbierania faktur wyłącznie przez system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów.
• Zastąpienie faktur PDF i papierowych – jednolitym formatem XML e-faktury.
• Konieczność integracji systemów ERP i sprzedażowych z KSeF.
• Nowe procedury wewnętrzne dotyczące autoryzacji i wysyłki dokumentów.
• Szkolenie pracowników z obsługi KSeF.

⚠️ Do końca 2026 roku obowiązuje okres przejściowy, w którym nie będą stosowane sankcje karno-skarbowe za niektóre uchybienia (np. błędne oznaczenia numerem KSeF czy błędna transmisja danych).

---

Ryzyko braku przygotowania do KSeF

Z analiz rynkowych wynika, że wiele firm, szczególnie z sektora MŚP, nie rozpoczęło jeszcze przygotowań. Wśród przyczyn:

• Nadzieja, że system nie wejdzie w życie lub będzie opóźniony.
• Mylnie zakładana pełna odpowiedzialność biura rachunkowego.

Rzeczywistość:

• To przedsiębiorca odpowiada za zgodność faktur z KSeF.
• Biura rachunkowe nie mogą samodzielnie zintegrować systemów sprzedażowych klienta.
• Wdrożenie wymaga:
  • zaprojektowania procedur,
  • testowania,
  • szkolenia,
  • aktualizacji systemów.

⛔ Opóźnienia mogą skutkować brakiem możliwości wystawiania lub odbierania faktur, co zagraża płynności finansowej firmy.

---

Zalecane działania przygotowawcze

Aby zapewnić zgodność z przepisami, należy:

1. Zanalizować obecne procesy fakturowania:

• Jak są wystawiane faktury (sprzedażowe, korygujące, zaliczkowe)?
• Kto je wystawia i jak są przesyłane?
• Jak są odbierane faktury zakupowe?

📌 Warto stworzyć mapę przepływu dokumentów w firmie.

2. Zweryfikować oprogramowanie księgowe:

• Czy systemy ERP/FK/fakturowania:
  • obsługują format XML?
  • są/będą zintegrowane z KSeF?

3. Przygotować procedury dla faktur zakupowych:

• Automatyczny import z KSeF do systemów wewnętrznych.
• Proces weryfikacji i akceptacji.

4. Ustalić uprawnienia w KSeF:

• Kto może wystawiać i odbierać faktury?

5. Zapoznać się z metodami autoryzacji:

• Pieczęć kwalifikowana
• Podpis kwalifikowany
• Dane autoryzacyjne
• Token

6. Szkolenia dla pracowników:

• Księgowość, sprzedaż, IT, obsługa klienta.

7. Przygotować procedury awaryjne:

• Co w przypadku awarii KSeF?
• Tryb offline, ręczne rejestry, komunikacja z klientami.

8. Zaktualizować wewnętrzne regulaminy i polityki:

• Obieg e-faktur, archiwizacja, korekty.

9. Sprawdzić zgodność z RODO:

• Dane osobowe na e-fakturach.

---

Podsumowanie

Wdrożenie KSeF to kluczowy element cyfryzacji polskiego systemu podatkowego. Obowiązek korzystania z niego będzie powszechny i nieuchronny.

Dlatego:

• Rozpocznij przygotowania z odpowiednim wyprzedzeniem.
• Zminimalizujesz ryzyko operacyjne i błędy.
• Zyskasz przewagę konkurencyjną poprzez automatyzację i porządek w procesach fakturowania.