Elektroniczne księgi rachunkowe w podatku PIT w 2026 roku

Obowiązek prowadzenia w postaci elektronicznej oraz przesyłania do właściwego naczelnika urzędu skarbowego ksiąg podatkowych, prowadzonych na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, wynika z ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2021 poz. 2105, ostatnia zmiana: Dz.U. 2025 poz. 222).

W 2024 roku Ministerstwo Finansów opublikowało pod adresem https://www.gov.pl/web/kas/struktury-jpk-w-podatkach-dochodowych struktury logiczne elektronicznych ksiąg rachunkowych: JPK_KR_PD – Jednolity Plik Kontrolny Księgi Rachunkowe Podatek Dochodowy. JPK_ST_KR – Jednolity Plik Kontrolny Środki Trwałe.

Struktury te są jednakowe dla podatników CIT oraz podatników PIT prowadzących pełną księgowość.

Struktura logiczna ksiąg rachunkowych oparta jest na obowiązującej (od 2018 r.) strukturze JPK_KR na żądanie. Ministerstwo Finansów uwzględniło propozycje zgłaszane przez przedsiębiorców w toku konsultacji. Jedną z nich było utworzenie dwóch odrębnych struktur logicznych (struktura – księga rachunkowa -JPK_KR_PD oraz struktura – ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych - JPK_ST_KR).

Struktury JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR obowiązują od:

• 1 stycznia 2025 r. w przypadku podatników CIT i spółek niebędących osobami prawnymi, których wartość przychodu uzyskanego w poprzednim roku podatkowym (a w przypadku spółek niebędących osobami prawnymi - roku obrotowym) przekroczyła 50 milionów euro oraz podatkowych grup kapitałowych, Przy czym Minister Finansów, rozporządzeniem z 13 grudnia 2024 r. (Dz.U. z 2024 poz. 1861), zwolnił podatników CIT i spółki niebędące osobami prawnymi z obowiązku przesyłania struktury JPK_ST_KR za rok podatkowy, który rozpoczyna się po 31 grudnia 2024 r., a przed dniem 1 stycznia 2026 r.
• 1 stycznia 2026 r. w przypadku podatników CIT i spółek niebędących osobami prawnymi oraz w przypadku podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe, obowiązanych przesyłać pliki JPK_V7M/K (zawierające ewidencję i deklarację),
• 1 stycznia 2027 r. w przypadku pozostałych podatników CIT i spółek niebędących osobami prawnymi oraz pozostałych podatników PIT prowadzących księgi rachunkowe.

Struktury logiczne ksiąg rachunkowych (JPK_KR_PD), ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (JPK_ST_KR) dostępne są na stronie https://www.gov.pl/web/kas/struktury-jpk-w-podatkach-dochodowych.

Ministerstwo Finansów opublikowało też pod ww. adresem broszury informacyjne do struktur logicznych JPK_KR_PD i JPK_ST_KR. Opisują one ich zawartość oraz wyjaśniają treść poszczególnych elementów w nich zawartych.

Ponadto na stronie podatki.gov.pl została udostępniona sekcja pytań i odpowiedzi związanych ze strukturami logicznymi ksiąg rachunkowych oraz ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (dostępna pod poniższym linkiem – https://www.podatki.gov.pl/jednolity-plik-kontrolny/pytania-i-odpowiedzi/). Jeśli informacje tam zamieszczone nie wyjaśnią wątpliwości można zadać pytanie ekspertom Ministerstwa Finansów pisząc na adres e-mail: jpkPD.helpdesk@mf.gov.pl

Dodatkowe dane w księgach rachunkowych i ewidencji środków trwałych od 2026 roku

Wyżej wskazana ustawa z 29 października 2021 r. wprowadziła m.in. nowe upoważnienie dla Ministra Finansów, który może określić, w drodze rozporządzenia, zakres dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone i przesyłane księgi podatkowe. Chodzi tu o art. 24a ust. 8 pkt 1 ustawy o PIT, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2026 r. Zgodnie z tym przepisem minister finansów może określić, w drodze rozporządzenia zakres dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi i ewidencję podlegające przekazaniu na podstawie ust. 1e, oraz sposób ich wykazywania w tych księgach i ewidencji – uwzględniając konieczność zapewnienia prawidłowości rozliczeń podatników oraz kontroli obowiązków podatników przez organ podatkowy, identyfikowania obszarów, w których występują nadużycia w podatku, lub narażonych na te nadużycia oraz możliwości techniczno-organizacyjne prowadzenia przez podatników ksiąg i ewidencji.

Już w zeszłym roku Ministerstwo Finansów informowało, że prowadzi prace legislacyjne nad tym rozporządzeniem. Zakres tych dodatkowych danych, o które podatnicy PIT będą uzupełniali prowadzone księgi rachunkowe, miał być – zgodnie z zapowiedziami MF - odzwierciedleniem danych wskazanych w rozporządzeniu Ministra Finansów z 16 sierpnia 2024 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1314).

W dniu 3 kwietnia 2025 r. opublikowany został projekt tego rozporządzenia.

Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów, wprowadzenie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi i ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, jest niezbędne dla zapewnienia porównywalności pomiędzy składanymi ewidencjami a sprawozdaniami finansowymi, danymi z JPK_VAT oraz informacjami zawartymi w Krajowym Systemie e-Faktur.

Nowe dane w księgach rachunkowych

Na podstawie § 2 projektu tego rozporządzenia, księgi rachunkowe trzeba będzie uzupełnić o następujące dodatkowe dane:

1. numer identyfikacji podatkowej kontrahenta, o ile został nadany;

2. numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, o ile został przydzielony do dnia przesłania ksiąg – w przypadku faktur wystawionych przez podmiot obowiązany do przesyłania ksiąg;

3. znaczniki identyfikujące konta ksiąg wykazywane według słownika znaczników identyfikujących konta ksiąg określonego w załączniku do rozporządzenia;

4. dane potwierdzające nabycie, wytworzenie lub wykreślenie z ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej: a) numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, o ile został przydzielony do dnia przesłania ksiąg – w przypadku faktur dotyczących zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnych i prawnych, b) numer dokumentu, na podstawie którego przyjęto do używania środek trwały lub wartość niematerialną i prawną, c) rodzaj dokumentu potwierdzającego nabycie, wytworzenie lub wykreślenie z tej ewidencji, d) datę nabycia, wytworzenia, przyjęcia do używania lub wykreślenia z tej ewidencji, e) numer inwentarzowy nadawany przez jednostkę;

5. wysokość różnicy pomiędzy wynikiem finansowym ustalonym na podstawie przepisów o rachunkowości a dochodem (stratą) z pozarolniczej działalności gospodarczej lub działów specjalnych produkcji rolnej ustalonym na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych w podziale na: a) wysokość przychodów zwolnionych z opodatkowania – wykazuje się trwałe różnice pomiędzy zyskiem (stratą) dla celów rachunkowych a dochodem (stratą) dla celów podatkowych, b) wysokość przychodów niepodlegających opodatkowaniu w bieżącym roku, c) wysokość przychodów podlegających opodatkowaniu w bieżącym roku, ujętych w księgach lat ubiegłych, d) wysokość przychodów podlegających opodatkowaniu, niepodlegających ujęciu w księgach, e) wysokość kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów – wykazuje się trwałe różnice pomiędzy zyskiem (stratą) dla celów rachunkowych a dochodem (stratą) dla celów podatkowych, f) wysokość kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów w bieżącym roku, g) wysokość kosztów uznawanych za koszty uzyskania przychodów w bieżącym roku, ujętych w księgach lat ubiegłych, h) wysokość kosztów uznawanych za koszty uzyskania przychodów, niepodlegających ujęciu w księgach.

Przy czym dodatkowe dane, o których mowa wyżej:

• w pkt 1 i 2 - trzeba będzie wykazywać w postaci zapisu, w odniesieniu do poszczególnych zdarzeń ujętych w księgach,
• w pkt 3 - trzeba będzie przyporządkowywać w oparciu o kryteria klasyfikacyjne przyjęte dla zapisów zdarzeń w księgach, wynikające z przepisów o rachunkowości,
• w pkt 4, trzeba będzie wykazywać w odniesieniu do danego środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej wprowadzonych do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, o której mowa w art. 22n ust. 1 ustawy o PIT.

W uzasadnieniu omawianego projektu, Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że na podstawie nowego rozporządzenia, poza danymi, wynikającymi z aktualnie prowadzonych ksiąg, podmioty prowadzące ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, o której mowa w art. 22n ust. 1 ustawy o PIT, będą uwzględniać również dane potwierdzające nabycie, wytworzenie lub wykreślenie z tej ewidencji środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, które powinny zostać uzupełnione o:

1. numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, o ile został przydzielony do dnia przesłania tej ewidencji – w przypadku faktur dotyczących zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnych i prawnych;
2. numer dokumentu, na podstawie którego przyjęto do używania środek trwały lub wartość niematerialną i prawną;
3. rodzaj dokumentu potwierdzającego nabycie, wytworzenie lub wykreślenie z tej ewidencji;
4. datę nabycia, wytworzenia, przyjęcia do używania lub wykreślenia z tej ewidencji,
5. numer inwentarzowy nadawany przez jednostkę.

Ministerstwo Finansów precyzuje, że zakres danych podlegających przekazaniu w formie elektronicznej będzie różnił się w zależności od zdarzenia gospodarczego (nabycie, wytworzenie lub wykreślenie z ewidencji), związanego z danym środkiem trwałym lub wartością niematerialną i prawną.

Jako przykład MF wskazuje, że numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur wykazywany jest tylko w przypadku zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

Ministerstwo podkreśla, że powyższy obowiązek nie będzie miał zastosowania w odniesieniu do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wprowadzonych do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, o której mowa w art. 22n ust. 1 ustawy o PIT, przed dniem 1 stycznia 2026 r. Temu wyłączeniu nie podlega jednak numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur w przypadku zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnych i prawnych, z uwagi na to, że są to dane bieżące.

Ministerstwo Finansów wyjaśnia też, że na potrzeby nowego rozporządzenia podatnicy będą uwzględniać w prowadzonych księgach wysokość różnicy pomiędzy wynikiem finansowym a dochodem (stratą) z pozarolniczej działalności gospodarczej/działów specjalnych produkcji rolnej ustalonym na podstawie przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, określonych w strukturach logicznych JPK_KR w podziale na:

1. wysokość przychodów zwolnionych z opodatkowania (trwałe różnice pomiędzy zyskiem/stratą dla celów rachunkowych a dochodem/stratą dla celów podatkowych),
2. wysokość przychodów niepodlegających opodatkowaniu w bieżącym roku,
3. wysokość przychodów podlegających opodatkowaniu w bieżącym roku, ujętych w księgach lat ubiegłych,4) wysokość przychodów podlegających opodatkowaniu, niepodlegających ujęciu w księgach,
4. wysokość kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów (wykazuje się trwałe różnice pomiędzy zyskiem/stratą dla celów rachunkowych a dochodem/stratą dla celów podatkowych),
5. wysokość kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów w bieżącym roku,
6. wysokość kosztów uznawanych za koszty uzyskania przychodów w roku bieżącym, ujętych w księgach lat ubiegłych,
7. wysokość kosztów uznawanych za koszty uzyskania przychodów, niepodlegających ujęciu w księgach.

Jednocześnie § 2 niniejszego rozporządzenia, oprócz rodzaju dodatkowych danych, o które uzupełnia się księgi, zawiera także określenie sposobu wykazywania tych danych w księgach, w szczególności będzie to wskazanie, że NIP kontrahenta wykazuje się, o ile został on nadany, a w przypadku numeru identyfikującego fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, o ile został nadany do dnia przekazania ksiąg.

Sposób wykazywania w księgach dodatkowych danych – znaczników kont – określi załącznik do rozporządzenia, który zawiera stosowne słowniki znaczników identyfikujących konta ksiąg.